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人事档案管理_个人档案在自己手里如何处理
tamoadmin 2024-08-18 人已围观
简介1.人事档案怎么整理2.人事档案怎么管理3.换工作档案怎么处理4.人事档案怎么管理啊5.怎样做好档案管理6.人事档案管理的重要性7.人事档案存放在哪里怎么查人事档案和个人档案虽然有一定的联系,但并不等同。一、人事档案与个人档案的定义人事档案是指组织、单位或机构为记录和管理员工的人事信息而建立的档案,主要涵盖了员工的基本信息、学历、工作经历、职务变动、奖惩情况等内容。它主要用于单位对员工的管理、考核
1.人事档案怎么整理
2.人事档案怎么管理
3.换工作档案怎么处理
4.人事档案怎么管理啊
5.怎样做好档案管理
6.人事档案管理的重要性
7.人事档案存放在哪里怎么查
人事档案和个人档案虽然有一定的联系,但并不等同。
一、人事档案与个人档案的定义
人事档案是指组织、单位或机构为记录和管理员工的人事信息而建立的档案,主要涵盖了员工的基本信息、学历、工作经历、职务变动、奖惩情况等内容。它主要用于单位对员工的管理、考核、选拔和任用等方面。
个人档案则是指个人在生活、学习、工作等各个方面所形成的各种记录、文件、证书等材料的集合,包括但不限于出生证明、学历证书、工作履历、获奖证明等。个人档案是个人经历、能力和成就的全方位反映,是个人发展的重要参考。
二、人事档案与个人档案的用途
人事档案的主要作用是服务于组织或单位的人事管理,帮助单位了解员工的基本情况、工作表现和职业发展轨迹,从而作出科学的人事决策。
个人档案则更多地服务于个人的自我认知和发展规划,它记录了个人成长的点点滴滴,是个人自我总结、反思和规划未来的重要依据。
三、人事档案与个人档案的管理
人事档案的管理通常由单位或组织负责,有专门的档案管理部门或人员负责档案的收集、整理、保存和查阅。人事档案的管理需要遵循相关法律法规,确保档案的完整性、真实性和保密性。
个人档案的管理则主要由个人自行负责,个人需要妥善保管自己的档案材料,避免丢失或损坏。同时,个人也需要根据需要适时更新和补充档案内容,以反映个人的最新情况和发展。
综上所述:
人事档案和个人档案虽然有一定的联系,但并不等同。人事档案主要服务于组织或单位的人事管理,而个人档案则更多地服务于个人的自我认知和发展规划。在管理和使用上,两者也各有其特点和要求。
法律依据:
《中华人民共和国档案法》
第十五条规定:
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定,定期向档案馆移交档案,档案馆不得拒绝接收。
经档案馆同意,提前将档案交档案馆保管的,在国家规定的移交期限届满前,该档案所涉及信息公开事项仍由原制作或者保存的信息公开的主体负责办理。移交期限届满的,涉及信息公开事项的档案按照档案利用的有关规定办理。
第十六条规定:
机关、团体、企业事业单位和其他组织发生机构变动或者撤销、合并等情形时,应当按照规定向有关单位或者档案馆移交档案。
人事档案怎么整理
一、人事档案管理政策依据
v《山东省人事代理暂行办法》(鲁人﹝19﹞3号)
v《济南市人事代理暂行办法》(济政办字﹝1998﹞81号)
v《山东省流动人员人事档案和人事关系管理的具体办法》(﹝1990﹞鲁人字第24号)
v《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发(1996)118号)
v《中华人民共和国档案法》
v《干部档案工作条例》(组通字﹝1991﹞13号)
二、流动人员人事档案的范围
v待业的大中专毕业生人事档案;
v非国营单位聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;
v外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;
v其他流动人员的人事档案;
v注:按照组织部现行规定,机关事业单位、国有企业离职人员,未再就业前,人事档案由原单位保管,就业后将档案转至新单位档案主管部门管理。
三、流动人员人事档案的管理
v流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案,严禁个人保管他事档案。
v 流动人员人事档案管理遵循?集中统一,归口管理?的原则,接受同级党委组织部门、人事行政部门的监督和指导。
四、档案工作人员职责
v一、保管干部档案,为国家积累档案史料。
v二、收集、鉴别和整理干部档案材料。
v三、办理档案的查阅、借阅、转递。
v四、登记干部职务、工资等变动情况。
v五、为有关部门提供干部的情况。
v六、做好人事档案的安全、保密、保护工作。
v七、调查研究干部档案工作情况、制定规章 制度 ,搞好干 部档案的业务建设和业务指导。
v八、推广、应用干部档案现代化管理技术。
v九、定期向档案馆(室)移交死亡干部档案
v十、办理其他有关事项。
五、人事档案保管保密制度
v一、牢固树立安全保密观念、增强保密意识,严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》
v二、干部档案管理部门,要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房,配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20-25平方米;库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室,档案库房、阅档室、档管人员办公室应三室分开。
v三、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全,保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要求14℃-24℃,相对湿度45-65﹪),安全防护措施要经常检查,杜绝隐患。
v四、档案管理人员离开库房时要及时关灯、锁好门窗,无关人员一律不得进入库房。
v五、任何个人不得私自保存他人档案,禁止通过电话、传真索取或提供干部的全面情况和设计干部的政治历史或其他重要问题的情况,不得携带档案及材料出入公共场所。
v六、保管干部档案,应建立登记和统计制度,每年全面检查核对一次档案,发现问题及时解决。
六、人事档案查阅档案制度
v1、查阅干部人事档案应填写《查阅干部档案审批表》,按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。
v2、阅档人员必须是党员。
v3、任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。
v4、档案一般不外借,如必须借出使用,要说明理由,经主管部门批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。
v5、阅档人员要严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、勾划、抽取、撤换材料;阅档人员不得泄漏或擅自向外公布档案内容,违反者视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于公济私者,按违反《中华人民共和国档案法》处理。
v6、阅档人员不得擅自拍摄、复制干部档案内容,因特殊情况需要从干部档案中取证的,必须经管档单位领导审核批准。
v7、阅档人员在查阅干部档案时严禁吸烟
人事档案怎么管理
人事档案怎么整理
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。以下是我为大家整理人事档案怎么整理相关内容,仅供参考,希望能够帮助大家!
一、人事档案怎么整理
一般公司的人事档案分为干部人事档案和职工人事档案,那么怎样整理出易查询、易管理的的人事档案,下面我们做简单介绍。
二、步骤
1、首先,准备整理档案的工具和材料,工具如图,材料主要有履历材料、教育培训情况、工作经历材料、奖惩材料。具体材料,各个公司要求不同,这里就不再赘述。
2、审核要入档的材料,并按如下流程整理材料
3、第三步,将要入档的材料规整好,编上页码,然后靠右打孔。如果材料右边有文字可用空白纸为他粘上边,再打孔。
4、第四步,装入档案盒。将要入档的材料用分类角分类,并按照不同的类别规整转入档案盒。
5、第五步,为档案材料建立目录。目录可分大类和小类,并写好每份材料的页码。
6、档案要定期增加材料。如每年的绩效考核记录、奖惩记录、教育培训情况等等。
7、档案要存入独立且安全性好的房间,并委派专人管理。
三、资料整理
1、第一步,确定文件档案的分类
大面上划分为两块,也就是我上面说的日常文件档案记录一类,员工档案一类。日常文件根据每月的使用情况和职能划分,分为两级,在实际操作中,要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的.原因在于:车间人员流动大,离职人员资料更新较快;同样的,面试时以群面居多,面试资料无法细分到人。如果之后有新的类型文件,则根据已有的条目划分为一级或者二级。
2、第二步,定出文件存放规格
(1)本年度文件,以蓝色文件盒进行保存;
(2)往年文件,以牛皮纸袋进行保存;
(3)文件盒或者牛皮纸袋内需分类的,则以透明文件袋进行装侧区分;
(4)因无保密制度,文件不进行加密管理,之后以实际保密制度进行细分、标注。
第三步,台帐
我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的,但随着档案越来越多,导致存放混乱。既然想把文件档案整理好,那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。
;换工作档案怎么处理
问题一:人事档案应该如何管理? 小公司的人事档案,无非是这个人进来应聘到其工作岗位的一些文件的保存...
可以将其个人信息摘录,
分为,员工档案表,个人简历,求职人员登记表,应聘人员面试结果表,复印件,学历证书复印件,劳动合同书,员工报道派遣单,员工转正审批表,员工职务变更审批表,员工工资变更审批表,员工续签合同审批表..
这几个表格放在一起,就算小型公司的人事档案了...
真正的人事档案基本都在人事局的,小型公司没必要,只要人才为公司用,在本公司期前有案可询就可以了.
问题二:如何做好人事档案管理工作 近年来,农场干部人事档案管理工作有了较展,逐步走向制度化、规范化、科学化、现代化管理的轨道。干部人事档案管理工作在组织、干部人事工作和人事决策,在改革开放和社会主义现代化建设工作中,起到了重要作用并取得了一定的社会效益,但也还存在不少弊端,面临着探索规范化管理的新途径。
一、干部人事档案管理工作的现状
(一)从领导机构上看,农场成立了档案工作领导小组,有一名分管领导和一名专职管档干部,领导机构比较健全。
(二) 从文化程度上看,档案管理员文化程度本科,管档干部的文化程度也基本满足档案管理工作的需要。
(三)从培训情况看,管档人员参加过总局组织的干部档案业务培训,对做好干部档案管理工作有一定的基础。
(四)在干部人事档案管理工作方面,能积极争取领导的支持,多方筹集资金,抓好档案两库建设,较好地改善了条件,维护了档案的完整与安全,而且建立了相应的管理制度,并在工作中认真严格地实施,为利用干部档案提供了有效的服务。但离领导和上级文件从高从严的要求,干部档案管理工作仍然存在一些不足。
二、干部人事档案管理工作存在的主要问题
1、人事档案工作作为一种信息,在企业中只能起到内部服务功能的作用,不能在发展市场经济过程中为企业追求经济效益,加之人事档案工作的特殊性,使人事档案工作在企业的各项工作中提不上议事日程。
2、人事档案管理人员数量不足。企业改革使原有的档案机构撤销或合并,人员编制减少,几人的工作变成了一人的工作,应该专职的变成了 *** 。由于工作量大,人事档案工作人员不得不超负荷地工作,影响了人事档案管理水平的提高。
3、干部人事档案的材料收集归档不及时,致使有些干部档案材料不齐全。形成的应归档材料积压在库房里,未及时分类装订归档,使干部档案的信息难以得到及时的开发和利用。
三、干部人事档案管理工作的建议
1、加强领导,增加投入是搞好干部档案管理工作的重要基础。要改变干部档案管理较为落后的状况,首先应加强对各单位干部档案工作的领导,把做好干部档案工作列入本单位工作的议事日程。其次是加大资金投入。要加大资金投入的力度,配全档案所需的设备设施,提高档案信息开发利用的速度。定期检验维修库房内必要设备设施,努力改善干部档案管理的保管保护条件。
2、树立四种意识做好人事档案工作。一是树立责任意识。各级领导要提高认识,切实帮助解决人事档案工作中遇到的实际问题。人事档案工作人员也要忠于职守,树立做好人事档案工作的责任心和使命感,在工作中要敢于坚持原则、严守制度,尽职尽责地管好用好人事档案,使其更好地在企业的组织人事工作中发挥重要的作用。二是树立奉献意识。人事档案工作的隐蔽性和保密性决定着它永远不会像其它工作那样张扬自我、容易引人注目,它是一项默默无闻的工作。从事人事档案工作,只有不计名利,耐得住寂寞,默默奉献,才能做好这项工作。三是树立服务意识。人事档案工作是一项内部服务性工作。人事档案工作人员必须树立全心全意为人事工作服务的思想,端正服务态度,时时处处为利用者着想,认真负责地做好人事档案的利用工作,坚持主动、热情、周到、保密、及时、准确地原则,为组织人事工作提供优质的服务。四是树立保密意识。人事档案党和国家的机密,有些档案里还记载着因个人过失曾经受过的处分及其它不便公开的个人隐私。档案工作人员必须树立较强的保密意识,做到不该说的话绝对不说、不该做的事坚决不做,严格按规定接收、鉴别、整理、保管、提供、转递和销毁档案材料,以确保人事档案机密的绝对安全。...>>
问题三:人才交流中心如何管理人事档案 人才交流中心受各大中专院校学生管理部门 的委托,现就毕业生择业期间遇到的有关问题作如下解答. 1,什么是毕业生人事代理? 答:毕业生人事代理是指 *** 人事部门所属的人才交流机构,本着充分尊重 毕业生自主择业的原则,高效,公正,负责的为各类毕业生解决在社会主义市场 经济条件下所遇到的人事管理方面的有关事宜.它是一种新型的人事管理方式, 它的实行,对深化人事制度改革,实现人才社会化管理和服务都具有重要意义. 2,人才交流中心在办理毕业生人事代理方面有哪些职能? 答:人才交流中心在毕业生人事代理方面,具有省人事厅授权的一定的行政 职能,如:提供毕业生就业政策咨询,办理毕业生接收手续,管理毕业生人事档 案,办理毕业生转正定级,职称资格考评,身份认定,计算工龄,调整档案工资 等. 3,哪些毕业生应该申请实行人事代理? 答:凡通过双向选择,已同外资企业,股份企业,乡镇企业,区街企业,私 营企业,民办科技,教育,医疗机构,各种中介机构等非国有单位和实行聘用制 的国有企,事业单位签订就业协议的毕业生;择业期内暂未落实就业单位,目前 正在择业的毕业生;准备复习考研的各类毕业生等,均应实行人事代理. 4,毕业生代理人事代理需经过哪些程序? 答:根据毕业生的不同情况,毕业生人事代理办理程序也有所不同,具体程 序分别是: (1)择业期内已联系到接收单位的毕业生---持由接收单位签章的《就业协 议书》 到人才交流中心, 由人才交流中心审核后签署人事代理意见---毕业生将 《就 业协议书》送交所在学校,由学校统一到有关部门办理《就业报到证》《户口迁 , 移证》 并将毕业生档案经省大分办转交人才交流中心---毕业生持 , 《就业报到证》 , 《户口迁移证》到接收单位办理户口迁入手续,接收单位无集体户口的,可直接 落入人才交流中心集体户口. (2) 择业期内未联系到接收单位或准备复习考研的大专以上毕业生---持 《就 业协议书》到人才交流中心,由人才交流中心审核后签署人事代理意见(学校也 可集中为毕业生办理人事代理手续)---毕业生将《就业协议书》送交所在学校, 由学校统一到有关部门办理《就业报到证》《户口迁移证》并将其档案经省大分 , 办转交人才交流中心---毕业生持《就业报到证》《户口迁移证》 , ,等材料 到人才交流中心报到,签订人事档案管理合同,户口落入人才交流中心. (3)择业期内已就业,现要求派到人才交流中心实行人事代理的毕业生和 由省外院校被派到本省二次择业的毕业生---持《就业报到证》 (改派的还需提供 原接收单位或省辖市人事局同意改派的证明)到人才交流中心,由人才交流中心 出具接收函,---凭人才交流中心的接收函和原《就业报到证》直接到省大分办办 理改派手续,并凭新的《就业报到证》将毕业生档案转交人才交流中心---持新的 《就业报到证》《户口迁移证》等材料到人才交流中心报到,签订人事档 , 案管理合同,户口迁人才交流中心. 5.办理人事代理需提供的材料 省内高校毕业生 不办理入户 毕业证复印件 就业协议书 报到证原件及复印件 办理入户(除提供以上材料外) 户口迁移证原件 复印件 省外高校毕业生 不办理入户 毕业证原件及复印件 报到证原件及复印件 户口迁移证原件或户口本 办理入户(除提供以上材料外) 复印件 三张一寸黑白大头照片 6.毕业生办理人事代理手续后享受哪些待遇? 答:毕业生办理人事代理手续后,可以放心地到省内外一切用人单位工作. 人才交流中心保障毕业生的合法权益, 毕业生可以享受到和国有单位工作人员相 同的人事待遇,如......>>
问题四:人事档案管理到底是怎么回事? 人事档案有着不可替代的作用,它证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的轨迹,是具有使用价值和保存价值的文件材料。
人事档案收集范围:
主要有人事工作中形成的履历表、登记表等;
国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表,鉴定表、授予学位的材料、学历证明书;
培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结(结业)、博士后研究人员工作期满登记表等材料;
评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料;
创造发明、科研成果鉴定材料;
自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;
加入民主党派的有关材料;
办理工资、待遇等工作中形成的材料;
健康检查和处理工伤事故中形成的有关材料等。
人事档案的生效时间:
很多毕业生喜欢把自己的档案自己带着,这是不好的,因为人事档案是由学籍档案转化过来的。人事档案生效是在你的学籍档案被用人单位调走后才产生作用的。要么你毕业后找个人才市场把你的人事档案托管,这样的话,你就可以减少很多不必要的麻烦了,要记得,很多学生没找到工作,把自己的档案由学校保管着,其实学校保管的只是你的学籍档案,而你的人事档案还没有生效的。
人事档案的作用:
在中国,即使在人力实现市场化配置后,人事档案具有现实性、真实性和动态性的特点,是澄清个人问题的凭证。目前个人需要的司法公正、职称申报、开具个人证明、办理退休手续等都要用到个人档案。中组部、人事部明文规定流动人员的人事档案要委托县级以上人才交流服务中心保管,其它任何单位不得擅自管理流动人员的人事档案。现在人才流动较为频繁,特别是到无人事档案管理职能的单位工作,应及时到人才中心办理人事代理。
中组部和国家档案局对我国干部人事档案的建立、内容和查看等都有着明确而严格的规定,档案不是任何人都能建的。我国现行的人事档案制度强调严肃性、准确性、惟一性。一般来说,一个人在正常情况下只能有一份人事档案,重建档案的前提是档案遗失或损坏,如果在原有人事档案还存在的情况下,只因为无法转档就新建一份档案,一定程度上就是违背了国家人事档案制度。档案不是谁想建就建的,也不是什么事都能写进档案中的。档案系统全面地记录了干部的历史情况、工作经历、优缺点及受过的奖惩等,是使用干部的重要依据。本着对人负责的原则,人事档案有一套严格的管理方法,中组部还有相应的“干部档案工作条例”,如果不分情况随便重建,岂不乱了套?
问题五:如何完善人事档案管理工作 转载以下资料,仅供参考:
干部人事档案是组织人社部门按照党的政策在工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩的文字材料,它如实地反映了干部本人德、能、勤、绩、廉等内容,是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据。结合本人近几年来干部人事档案管理工作的实践,就如何做好干部人事档案管理工作谈几点体会。
一、提高各级领导的重视程度
档案管理工作是一项默默无闻的工作,提高各级领导对档案工作的重视程度,是做好干部人事档案工作的关键。要做好档案管理工作,就要坚决克服各级领导对档案工作的说起来重要、抓起来次要、用起来需要、忙起来忘掉的现象。分管领导要定期向档案管理员了解干部档案工作情况,积极地帮助档案管理员研究解决工作中遇到的问题,形成主要领导重点抓,分管领导主要抓,档案管理人员具体抓的良好工作格局。
二、要不断健全和完善人事档案收集制度、鉴别归档制度、查(借)阅制度、档案转递制度、保密制度等,并且认真按照规定的制度和程序办事
档案管理员要坚决做到“五不查”、“四不借”、“三不转”,即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯家属不查、未经领导批准不查;未经领导批准不借, 非特殊需要不借,手续不全不借,亲属档案不借;个人带档不转,没有调令不转,材料不全不转,有效提高档案的准确性和工作效率。
三、拓宽材料的收集渠道,完善档案内容
全面完整地收集材料是做好干部人事档案管理工作的前提。一是做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集,取经常收集与定期收集相结合,重点收集与普遍收集相结合的方法,通过各种形式催要档案材料,防止缺漏。二是做好职称评定、年终表彰及干部审查、违纪处分等阶段性材料收集,保证全面性、完整性。同时还要重点收集反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料,使人事档案的使用价值和利用率得到明显的提高。三是收集能够反映个人政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料,特别是能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料。使档案内容更加全面完整,提高档案的价值和利用率。
四、鉴别、审核收集归档材料的真伪,做好材料鉴别工作
鉴别工作政策性强,是维护干部人事档案真实性和完整性的重要保证,是保证干部人事档案质量的重要环节。因此,干部人事档案管理人员应本着向组织负责的态度,对每-份收集上来的材料进行鉴别、甄选,确保干部档案真实、准确。首先要确定该材料是否属于干部人事档案归档的范畴,对于不属于归档范围的材料应视不同情况分别处理。其次要对归档材料内容的真实性进行鉴别,经过鉴别后的材料必须是真实、完整、实用、精练。
五、做好档案整理工作,对档案材料精心分类,提高干部人事档案的质量
档案整理是档案管理中重要的基础工作,是一项经常性的工作。对收集的材料要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》,严把质量关,做到逐份鉴别,认真筛选,并进行分类、排序、编制目录和加工,最后装订成卷,保证档案材料能真实地反映干部的成长经历,确保人事档案整体质量的提高。
六、做好干部人事档案的保管和保护,完善各项基础设施
加强档案基础设施建设,可保障档案管理的标准化、规范化和信息化。因干部人事档案的不可再生性,万一损毁,就无法补救,维护干部人事档案的安全、完整尤为重要。要严格按照《干部档案工作条例》落实好档案库房、阅档室和档案管理人员办公室三室分开,并符合六防(防火、防潮、防蛀、......>>
问题六:如何进一步加强人事档案管理工作 在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文用例证分析的方法,对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现:与传统档案管理工作模式相比,电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析,得出如下结论:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面,很多人在认识上存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作,就必须立足于我国现代企业管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。
一、做好档案管理工作的重要意义
做好档案管理工作一个企业健康发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料
,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了,一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
二、档案管理工作的边缘化危险
随着计算机技术的飞速发展,档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理......>>
问题七:人事档案如何管理 你问的有点儿抽象,一般都是要有管理档案资格的人事代理机构代管的,自己不可以管理的,你在上学时候由学校建立和保管,然后工作了就调转到工作单位,单位没有保管资格的它会委托人才交流中心集体保管的,辞职了自己可以转为个人托管,不知道你想问啥?
问题八:离职后,人事档案怎么处理? 劳动者离职后,根据自己找工作方便的,那么先存放在找工作地的人才市场,或者存放回户籍地人事局。
问题九:在企业里人事档案如何管理呢具体的操作是怎么样的?请高手指教! 档案管理应遵循三项原则
现行的人事档案管理政策是由 *** 中央组织部?国家人事部发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》(以下简称《规定》)?根据该《规定》,企业在员工档案管理工作中应遵循以下原则:
集中统一?归口管理的原则?《规定》第三条规定:“流动人员人事档案管理遵循‘集中统一?归口管理’的原则,接受同级党委组织部门? *** 人事行政部门的监督和指导?”同时,《规定》明确:“流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和 *** 人事行政部门所属的人才流动服务机构?其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他事档案?”
之所以要坚持这个原则,因为:第一,统一管理档案有利于国家统一掌握各类人才的总量?专业结构?分布情况,从而制定科学的培养?吸引?使用?规划人才的宏观调控政策?第二,只有坚持统一管理,才能维护人事档案的真实性?严肃性,在单位用人时能起到依据作用?
安全?保密的原则?人事档案工作既是一项服务性工作,又是一项机要性工作?人事档案要为人才的求职择业?享受有关待遇?参与社会活动等提供服务,要为用人单位选人用人提供服务,如果没有服务性,人事档案工作就毫无意义?但人事档案工作不同于一般的服务工作,它是一项保密性工作,人事档案工作机构属于机要部门,人事档案是自然形成的,很多材料具有原始性,所以十分强调安全?
公共服务的原则 ?在组织人事部门成立人才交流机构之前,干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的,在性质上属于公共服务?为了方便工作,经批准,一些干部人事机构健全的大型国有企事业单位可以管理属于本单位管理的人员的档案,一定层次***员的档案仍然要由党委组织部门或 *** 人事部门管理?
出于深化机构改革和机关转变职能的需要,党委组织部门和 *** 人事部门在成立人才交流服务机构后,把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责,但这并未改变人事档案管理的公共服务性质?
处方2:
增强非公企业人事档案管理的意识
企业人事档案是企业历史地?全面地考察?了解?管理?使用员工的一个重要依据?近几年来,随着我国现代企业制度的逐步建立,非公有企业迅速发展?由于企业性质?管理模式的不同,非公有企业人事档案管理中的矛盾和问题也越来越突出,表现在:
企业管理者档案意识薄弱?由于企业与员工是“雇用”关系,员工的人事档案管理在企业管理中不受重视,往往是人员不到位?硬件设施不到位?管理制度不到位?企业管理者只重视人才的接纳,而忽视档案的接收,造成“有人无档”的现象?
档案管理面临责任落实难?材料收集难?管理规范难的情况?具体表现在非公有企业在劳动用工上,无暇顾及档案工作,缺乏一套适应非公有企业自身发展的人事档案管理制度?
事实上,非公有企业已经成为我国经济发展的重要组成部分,其人事档案管理......>>
人事档案怎么管理啊
换工作后档案的处理方法如下:
1、如果离职后马上有新的接收单位,可直接将档案、劳动关系、失业保险、养老保险和医疗保险关系全部转移到新的单位;
2、如果没有新的接收单位,可先将档案存放在人才市场等能够托管档案的部门。
人事档案记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时,都需要使用档案。
一、人事档案接收流程:
1、单位或个人托管人事档案,必须到人事代理部签订《人事代理合同书(单位委托)》或《人事代理合同书(个人委托)》。
2、人事代理部办理完结单位或个人托管协议后,将人事档案移交到档案管理部。
3.通过机要寄来的人事档案,由行政人事部接收后,移交到档案管理部。
4、档案管理部接收到人事档案后,及时对其进行签收、登记、编号、上网、入库。
二、人事档案转出流程人事档案转出
一是档案转移,二是档案调动。
1、档案转移。
(1)档案转移的去向:一是转移到街道,二是转移到单位(必须是具有管档权限的单位)。
(2)档案转移的手续:a、档案转移到街道的,需要个人申请或转入街道调档函;b、档案转移到单位的,需要转入单位调档函。
(3)办理流程:
凡需办理转移的档案,将个人申请或转入地调档函提供给人事代理部,由人事代理部审查、完善档案转移的各种手续后,将个人申请或调档函及各种手续,移交给档案管理部,由档案管理部办理档案的转移手续。
2、档案调动。
(1)档案调动的手续。必须有调入单位的商调函,
(2)档案调动的流程。凡需调动档案,必须将档案商调函提供给人事代理部,由人事代理部审查、完善档案调动的各种手续后,将商调函及各种手续移交给档案管理部,由档案管理部办理档案的调动手续。
3、档案管理部办理转出流程。
(1)根据个人申请或调档函上的内容和要求,找出相对应的档案。
(2)对需要转出的档案进行审查。
对转移的档案,写好档案回执单,按规定进行密封。
对调动的档案,按调动要求出具“行政介绍信”、“工资介绍信”及各种证明材料,开出档案回执单,按规定进行密封。
(3)进行档案转出登记和“人事档案管理中心”网上更新。
(4)由档案机要人员将密封好的档案交由机要部门寄送。
法律依据
《中华人民共和国档案法》
第十四条
应当归档的材料,按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。
第十九条
档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备,确保档案的安全;用先进技术,实现档案管理的现代化。
档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制,加强档案安全风险管理,提高档案安全应急处置能力。
怎样做好档案管理
(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。
(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:
1、突发之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:
2、对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。
3、发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。
扩展资料:
档案八大功能。
其一、取消暂缓就业后,保留干部身份,大学毕业后由学生身份转为干部身份;
其二、不需要办理暂住证,并可以申请入住公租房和申购经济适用房;
其三、参加公务员或事业单位考试,可以提供明;
其四、南方人才市场档案挂靠可在广州办理各种职称评审及考证;
其五、办理社会养老、工伤、失业、医疗保险、住房公积金;
其六、连续计算工龄,对需要广州户口的岗位将不再失去竞争机会;
其七、办理工作调动时需要个人档案;
其八、、港澳通行证和出国护照等可即时在广州办理。
档案的作用
真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料,不可复制。档案虽然“光辉不再”,但并不等于是随处可丢弃的“鸡肋”,专家建议:应届生应关心自己的档案,免得未来不必要的麻烦。
档案与工龄:很多大学毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作手续,工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级,也影响到工龄和退休金的计算。
档案与:毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时,都要用到档案。
档案与因公出国政审:因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查,如果档案材料不全,政审机构就会拒绝审查。
补办档案与原始材料:虽然现在有的单位可以补办新档案,但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在,势必造成一定损失。
参考资料:
人事档案管理的重要性
档案管理工作是有效提高高校工作质量和工作效率的必不可少的一个重要部分,在整个高校的管理工作中占据着重要的位置,充分的记载着高校的发展历史,为今后对高校的发生的研究提供必要的资料依据,同时还能作为科学分析与制定高校今后发展的好教材。
怎样做好档案管理11.认清形势,统一思想
1.1做好档案工作,是服务大局的需要。
近时期把“推进城市化、加快工业化、全面发展各项事业”作为工作重点来抓。档案工作是服从和服务于整体,并且在服务的同时要更快、更好的发展。鉴于此,档案工作人员必须要发挥自身优势,开发、利用好档案信息,以便更好的为领导决策,做好工作,为经济更好发展、现代化更好建设服好务。以史资政、服务大局的作用得以有效发挥。为更好发展档案工作有所作为、与时俱进,不断的提高成绩。
1.2准确分析和把握思想状况,做好档案工作。
文书档案管理的现代化现在已经引起档案界的高度重视,在实践中已经取得了初步成效。从理论上说进行了激烈的讨论和探讨。但是在多篇文章里面还是存在少数脱离实际的倾向,如有是现代化的理论在其中,缺少档案行业真实特色,关于思想状况的科学具体结论有两点,一方面是细致周到的研究调查,另一方面是关于初级阶段论述。档案管理是一个比较偏冷的专业,与生产和经济前沿差距大。与科技研发、热点新闻不直接相关。
档案工作是广集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作程序,工作方法、工作技能,真正能胜任是职业道德的要求也是事业发展的需要,更是为了档案事业能取得今后成就的保证。这样的工作作风以及敬业的精神要坚持下去、发扬下去,要认清在一段历史时期以内,手写档案是各级综合档案的库藏主体。
2.不断提高档案干部队伍素质
档案工作是以提供档案为形式,来服务各项事业的工作。这项工作的要求专业技术性很强。从事这项工作的人员不但要能甘当无名英雄,而且还要有比较高的政治思想、业务等素质。
3.在现阶段,如果想做好档案管理服务,应该做到:
3.1要精通档案专业、掌握外语知识、有较强的政治理论、政策水平和较高的文化素质以及现代经济、科技、法律、管理和计算机知识,领导重视、支持是做好档案工作、促进发展提前。
3.2是档案工作要竞争考核上岗,开展公开挑选档案干部,选拔出高素质档案干部,更重要的是这样才能形成健康向上的导向,优秀人才能崭露头角。实现档案事业的`发展还在于专业技能教育,可用的教育的方式为,全面开展档案人员岗位培训,同时可以开展广播、电视、函授、自学考试等远程教育,对职工进行全面的培训。这样才能成为一名称职的档案工作者,另外档案专业知识的培训外还应做到理论知识与实践相结合,实现学有所用的目的。
4.加强掌握运用新技术的能力
科学技术在飞速发展,电脑、网络等已经在档案工作中不可缺少,这就要求档案工作者必须学好这项技能。如计算机、扫描仪、无线上网等各类新技术,必须做到信息数据不能丢、机密不能泄露。档案工作者会使用计算机的同时,在使用过程中电脑出现问题,要知道是什么原因,从而保证数据不丢失。
档案工作者在计算机档案管理系统的使用中要学会电子数据安全保护。只有这样才能确保数据不会丢失。在应用计算机进行档案的编目、著录、检索、统计等工作时,通过软件设置口令密码,设定不同操作人员对不同内容的访问权。对不同密级的档案应设置不同的保护措施,或对高密级的档案除设置多级密码保护之外,还应对文件内容进行数据加密。
.5建立健全档案管理制度
当前要做好新时代档案管理工作,建立建全各项规章制度是关键,只有规章制度健全,实现现代化、规范化、标准化的档案管理才指日可待。档案工作人员还要明确档案管理规定范围、管理原则和管理方法,基层的档案管理工作才能做到有章可循。
一是制定归档制度。
归档制度要明确,各种文件材料归档原则、范围、文件需要及时归档,使其能够全面地反映档案管理情况,以便提供利用。
二是安全保管制度。
做好档案保管工作是实现维护好档案完整、安全的主要方式。安全保管制度必须要考虑好现有客观条件,和与之相适应的安全保管措施。
三是建立档案保密制度
对档案的保密措施、档案人员的保密要求。
四是建立档案借阅制度。
借阅制度应明确规定借阅档案时所应具备的各种手续及借阅时对档案保护等的要求以及复制、抄录、反馈登记等制度。
6.档案现代化管理要实现法制化
档案现代化建设必须贯彻执行《档案法》。实现档案管理法制化,一是要转变观念、提高认识、积极进取、迎接挑战。二是看清社会发展形式,摆正自己的位置观念,牢固树立服务意识。三是要主动出击,充分发挥潜力,加快提高服务质量和工作效率;四是要充分提供现代化的设备。
随着档案数量的迅速增加,档案种类变得的多样化,传统的工作方式不能满足人们对档案的要求。因此,需要引进先进的技术,使用现代化的工作设备是十分必需的。实现了这些物质条件,档案工作做到现代化管理模式。将进一步拓宽档案工作的服务领域,它将能更好地解决档案工作由被动服务转向主动服务的问题。
怎样做好档案管理2一、指导思想
档案管理工作是档案提供利用的前提,档案经过整理,可以检验收集工作的质量,便于档案的鉴定、保管、统计和检索,促进档案工作各环节的良性运动。为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存,加强公司档案管理工作,有效地保护,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展,为加大档案规范化管理力度,更有效地积累、保护和利用我公司档案,更好地为公司生产销售等发展服务,现按照安徽省档案管理标准的要求,结合我公司的工作实际,特制订实施方案如下:
1、成立档案整理工作领导小组,制定档案的分类方案,保管期限表和归档范围。
2、对单位的文件材料做认真的收集、分类、划期、立卷归档。
3、按照不同类别及其相互关系,进行合理的排列归类。
4、编写档案案卷目录等检索工具及编研工作,有序地为档案的提供利用工作服务。
二、档案的保存
1、保存地点:办公室档案柜
2、保存内容:包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3、保存的具体方法见XX有限公司档案管理制度规定。
三、实施步骤
(一)准备阶段(20XX年11月-20XX年12月)
1、考察学习,借鉴经验。由公司分管档案工作的领导指导,办公室相关人员参加,协同档案管理员建立档案室。同时档案管理员自身加强对档案管理的学习,逐步落实具体实施方案。
2、严格执行和完善安徽xxxx科技有限公司制度。根据国家档案局,结合我局实际,在深入调查的基础依据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案管理条例》的有关规定上,完善公司文件材料分类方案、归档范围和保管期限表,为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准档案管理实施方案档案管理实施方案。
3、成立档案管理领导小组。为确保公司档案目标管理达到标准化、规范化,成立档案部组长,公司相关成员、公司各部(单位)主要负责人及相关责任成员的档案管理达标工作领导小组,组织实施我公司档案管理实施工作。领导小组主要负责全公司人员的统一协调、项目论证、任务安排、经费使用监督和协商联系等档案管理工作。
4、召开档案组成立大会。召开由相关责任领导、中层以上干部和责任人组成成员参加的档案档案工作动员会,安排介绍公司档案管理工作的规定及实施方案。同时,组织相关人员学习《档案法》及相关档案业务知识。
(二)实施(20XX年1月-20XX年2月)
1、收集整理各门类档案资料。
(1)文书文件材料的收集整理
按照归档范围对20XX至20XX文书文件材料进行收集整理,对已经归档整理的文书案卷,按照标准进行全面系统检查整改,进一步规范。
(2)生产档案
自生产投产以来文件、资料和图纸,和其它相关图纸等进行重新装盒、编号整理。
(3)会计档案收集齐全,进一步规范。
(4)声像、文件材料的收集整理
对我公司在工作中形成的反映历史面貌及工作职能的重要会议、重大活动、工作成果包括生产成果、专利申请、工程管理、科研培训、专家(政务要员)考察来访等类型的声像、资料进行收集和规范整理。
(5)电子文档文件材料的收集
对一部分整理不规范,散存在科室单位和个人手中的电子文档等进行收集和保护,规范整理。
(6)实物材料的整理
对我公司获得的奖证、奖牌、奖杯、奖品等具有保存价值的实物进行收集,分类存放档案室。
2、制定和完善档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等有关文件规定,建立健全归档、保管、保密、鉴定销毁、统计和利用等档案规章制度。同时结合本公司工作实际,制定相关门类资料的管理办法,如会计档案、电子文本及等,进一步规范各门类档案资料的整理。完善《档案人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案查阅须知》等制度。
3、做好档案信息编研工作档案管理实施方案百科
编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编,整理专题汇集、发文汇集等参考资料,收集统计档案工作基本情况,编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。
4、完善基础设施,改善档案保管条件。一是档案室的位置、防护结构要求进行检查维护。二是购置安装、标准摆放档案密集架,合理安排档案库房、阅档室(荣誉室)和档案人员办公室,做到“三分开”;配齐档案柜、防磁柜、空调、抽湿机、装订机、刻录机、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等设备设施,达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防要求。三是将档案管理的相关制度上墙,整理好的各门类档案上架入库保管。
怎样做好档案管理3一、现状
目前,已将20××年档案收集齐全,20××年办公室文书档案也已经收集齐全。
二、人员安排
杨文婷、王继红负责文书档案的整理
徐燕负责会计档案的整理
龚晓芹负责科技档案的整理
杨文婷负责专业档案的整理
刘琼负责声像档案的整理
姚芹负责实物档案的整理
蒋敏、龚晓芹负责电子档案的整理
三、下一步工作
(一)到经典档案参观学习
6月16日至17日,组织专班人员一同前往经典档案参观学习,现场查看已整理好的档案,学习每一类档案的整理归类方法。
同时,请教专业人员,刻档号章的个数、规格,文件订孔穿线的标准。
(二)档案整理
6月18日至7月18日,将2014年档案全部整理完毕。7月19日至8月19日,将2013、2012年档案全部整理完毕。
8月20日至9月20日,将2011、2010年档案全部整理完毕。
9月21日至10月10日,将20××年档案全部整理完毕。10月11日至10月30日,对2009年以前的档案重新按照新的标准装盒。同时按照标准编写全宗指南、单位组织沿革等资料。
怎样做好档案管理4各股室:
为加强档案建设管理和开发利用,加速档案信息化进程,提高档案管理水平,努力实现档案工作规范化管理,根据《档案法》的规定,结合实际,制定如下工作方案:
一、加强领导,明确职责
为保证档案达标工作顺利进行,决定成立档案达标工作领导小组。其成员组成如下:组长:XX理事长,副组长:XX副理事长,成员:办公室工作员兼档案工作人员,负责具体操作和日常工作。
二、加强协作配合
档案目标管理是机关整体工作一个不可或缺的一项重
要工作,在各门类档案的收集过程中,各有关人员和有关科室要密切配合,大力支持,积极帮助,共同努力,确保完成机关档案目标管理任务。
三、工作步骤
第一阶段:准备阶段(时间:年3月1日至3月5日)
1、制定档案达标升级工作实施方案,明确工作人员,分解落实责任。
2、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。
3、制定和完善档案管理办法,各项制度及归档范围,分类大刚、保管期限表。
4、完善和添置档案的硬件设施,如:,调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。
第二阶段:实施阶段(时间:4月11日至5月30日)做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。各类档案的收集、归档工作由相关科室负责,即文书档案、人事档案由办公室负责;会计档、基建档案案由财务科负责。
第三阶段自评自查,总结迎检。(20xx年6月1日――10月1日)
对照《机关档案工作业务建设规范》的要求自我检查,做好迎接县局检查的准备。
四、几点要求
(一)按照本方案规定需收集、整理的档案资料,各股
室要不折不扣、毫无保留地移交办公室集中管理。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题,由责任股室和责任人员承担相关责任;
(二)在收集整理工作开始之前,制定详细的,分段整理,按时完成;
(三)实行档案整理定期调度和通报制度。在档案交由本县档案局规范化整理之前,办公室对档案整理工作在办公会上通报档案整理进展情况。
XX县残疾人联合会
20xx年3月3日
怎样做好档案管理51.人力信息管理
1.1为保障合理配置人才,公司行政人事部组建人力信息中心,并做好人才储备工作,即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握,包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上,对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才,尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。
1.3公司将借助现代化的人力管理软件,逐步实现人力管理信息化。
2.人事档案管理的基本要求
2.1公司行政人事部负责人事档案工作的归口管理。
2.2人事档案管理必须严格确保材料保密。
3.确立两级档案管理制度
3.1一级档案为本办法所指人事档案,是员工入司随转的人事档案材料;
3.2二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
4.人事档案分类
第一类:履历材料;
第二类:自传材料;
第三类:鉴定、考核、考察材料;
第四类:学历和评聘材料;
第五类:政治面貌材料;
第六类:奖励材料;
第七类:处分材料;
第八类:录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;
人事档案存放在哪里怎么查
人事档案管理的重要性
谈工作的重要性在人们的工作生活中,档案的确扮演着重要的角色。它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹,是工作经历的记录。现在很多人误认为人事档案没用,要不要都可以。而在现代劳动用工管理中,人事档案的作用包括两个方面:对职工个人而言,部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续;提供婚姻状况证明;为流动人员提供身份认定和办理社会保险;为员工代办申报职称;根据档案确定退休年龄;根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄;代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整;出具与人事档案有关的证明材料等等。
一、意义和任务
1、 工作的意义
档案的存在是一种社会现象,它是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去,为子孙后代造福。然而也要看到:随着社会的发展和时间的推移,一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富,另一方面档案又处在不断损毁的过程中。
对于不断形成和增加的档案,通过加强档案的收集工作来解决这一矛盾,而对于处于不断损毁的档案,则通过加强档案的保管工作来解决。目前在档案保管工作中的许多问题急待解决。比如:纸张老化、字迹褪色模糊,有相当数量的档案,纸张变黄发脆,老化变质,到了不能再用的程序。档案虫害也影响档案的保存,档案保管处所条件得不到改善,库房建筑不合档案保护标准,需要复制的档案数量大,复制档案的手段也比较落后。
总之档案工作的实践,向我们提出了一个很尖锐的问题:一方面要求我们把档案长期保管下去,为了维护集体和个人历史真实面貌服务;另一方面档案的?寿命?是有限的。为了解决这些急迫的问题,必须加强档案的保管工作,无论对于现在还是将来的事业,都是一件任重道远的工作。
2、工作的任务
维护档案的完整与安全,既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求,也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲,维护档案的完整与安全,更是档案管理工作中心任务,这是因为档案管理工作这个环节,是实现维护完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲,档案管理工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不得因素作斗争的工作过程。简言之,档案管理工作也应该做到四不:不散(不使档案分散)、不乱(不使档案互相混乱)、不丢(档案不丢失不泄密)、不坏(不使档案遭到损坏)。
档案管理工作的具体任务是:
(1)防治档案的损坏
要了解和掌握档案损坏的原因和规律,通过经常性的具体工作,取专门的有的放矢技术措施和方法,最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响,从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内。
(2)延长档案的寿命
档案保管管理工作不仅仅在于只是一味地防治档案的自然损坏,而且还要从根本上取更积极的措施,尽可能最大限度地延长档案的寿命,或者说,尽可能延长档案被自然损坏的时间。
(3)维护档案的安全
维护档案的安全,一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去;另一方面是指档案作为一种社会现象,要在整个政治斗争范围内,不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丢失而发生泄密,造成政治上的不安全。
3、档案管理工作的基本要求
(1)以防为主、防治结合
(2)加强重点,照顾一般
(3)自力更生、勤俭节约
(4)立足长远、保证当前
二、职工档案管理中存在的主要问题
职工档案是对一个职工个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录,是职工享受各种社会待遇的凭据,解决劳动纠纷的依据.它关系到职工的切身利益,是职工接续保险、享受各项待遇的重要依据.随着市场经济的建立和社会的发展,原有的企业职工档案管理办法已经不能满足社会的发展和新型劳动力市场的需求,在工作中遇到了很多问题。
1、现行企事业职工档案管理体制与市场经济发展不相适应。现在企事业职工档案没有统一管理,企事业主管部门管理固定工身份和部分合同制工人档案,有些企事业单位也管理合同制工人档案。这种管理方式,有悖于企事业单位实行的全员劳动合同制,给企事业单位的职工基础管理工作带来许多麻烦,也不利于维护职工个人利益,促进劳动力合理有序流动,建设科学、规范的劳动力市场。部分国有企业改制为私有企业,对档案管理的重视程度逐渐减弱,职工档案无人问津,甚至丢失,职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里,有的企业负责人为达到控制职工的目的,扣押档案不给,使职工办不成调动手续。这些问题的出现,影响了档案管理的严肃性,更侵害了职工个人利益。
2、企事业单位档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企事业单位没有严肃、负责地填写好每一份档案材料,致使有的档案错漏百出,职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致,工作经历记录不完整等。一些企业,尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用处,不给新招用的职工建立档案, 甚至随意更改,给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致,出现多个参加工作时间,个人经历前后记录不完整等。
3、档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。多数档案室设备陈旧,管理手段落后,防火、防潮、防蛀等达不到标准,档案管理只满足于不丢失,装进袋子,锁进柜子,在充分利用档案,提高队伍素质,促进企事业单位对职工档案管理工作发展。
三、加强职工档案管理的对策以及方法
职工档案主要包括学历材料(毕业生登记表、学历证明等)、工人录用材料(包括招工、子女补充、工人转正定级等)、入党入团材料(包括入党入团的申请书、志愿书、转正材料等)、工资表、奖励呈报审批表、处分决定及解除决定、培训结业成绩表和评定技能的审批材料、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、退休(退职)审批表等。然而,由于种种原因,现行的档案管理制度已经落后于时代,因此提高和改进现有的档案管理制度迫在眉睫。
(1) 是建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制,以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要,由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。劳动保障行政部门与档案行政管理部门尽快制定企业职工档案管理办法,进一步明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等。
(2) 是各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理。制定规范有效的管理制度 ,加强促,定期检查,发现问题,及时解决。定期对档案管理人员进行业务培训,不断提高档案管理人员业务水平。针对目前企业职工档案管理存在的诸多问题,在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、规范,确保职工档案的完整、真实、准确。
(3)是使企业职工档案管理更加规范化、科学化。对职工档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。有条件的地区要利用计算机网络技术,逐步建立职工个人档案与养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业等系统化管理体系,通过科学的管理,为企业提供便利的服务,有效地保障职工和企业利益,充分发挥劳动保障部门的服务职能,提高办事效率,使档案管理工作科学规范化。实施?以我为主?的'立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节,因此,我们要促使职工档案更加规范和完整,要注意以下几点:(1)是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。(2)是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在?以我为主?原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。(3)是在坚持贯彻?以我为主?归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、职工档案管理的发展趋势
在中国,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作,原单位领导若不同意调走,其人事档案和户口就不能转走,那么,既便是这个人调走了,但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式,每个人是社会人而不只是单位人,每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理,与户籍制度、人事代理制度协调运行,那么许多问题都会迎刃而解。可见,在社会主义市场经济条件下,建立一种社会化的开放式模式是非常必要的。
市场经济的建立,产生了多种经济组织形式,这有利于人才的吸纳、流动,但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞,新型的制度如人事代理制应运而生,变成了一种社会化的活动,因此,作为重要组成部分的人事档案工作,也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说,不像经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构,只收集管理本单位人事档案,市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构,如各省市人才市场建立的人事档案管理机构,这种机构不是管理本单位职工档案的机构,而是面向社会,其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案,其服务对象更具有社会性,可以为整个社会提供人事档案服务。
人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性,决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中,人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使,该机构人事档案来源单一,仅限于本机构人员,内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构,其来源要广泛得多,可以来自该社区范围内各类人员,又由于每类人员身份不同,集中起来显得人员复杂,其档案内容也非常丰富多样。
人事档案社会化开放式管理模式,是市场经济条件下的一种新模式,是对人事档案管理模式的补充,与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段。市场经济条件下的新模式,与经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中,人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理,比较封闭和内向,在过去人事管理中起到了重要作用,在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式,而应更新、改革旧的模式,建立新的模式,社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式,是对现代人事档案管理模式的补充。这两种管理模式处于并存发展阶段,各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护,方便本机构使用具有优势,但过于封闭,利用面不广,实行规范化、网络化管理难度较大;新的管理模式服务面广,便于社会各种机构和人员利用,宜用现代化、网络化管理方式,但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势,克服各自弊病,使人事档案管理模式更加充实与完善。
;操作方法:
1.在网上搜索进入本地人才市场;
2.选择人事档案查询;
3.输入姓名和出生日期,点击查询;
4.跳转的页面会显示档案是否已经在人才市场,已经到了会显示已办理就业报道手续。
档案要求
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时,都需要使用档案。
提供保管档案的服务的机构各地人才市场、各区、县人才市场及街道办等。按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规,毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息个人不得截留和销毁。
档案丢失需进行补档,也就是说,持有者需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位,补齐相关证明材料,因为档案未归档会影响到入党、升学等,影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理,也会影响到自己出国留学。如果有考公务员的意向,档案必须保管好。
保管费用:人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时,都需要使用档案。
档案管理费首先是用于档案封装保存的装订、档案盒等文具费约30元,其次是人员经费、场地费、日常运营这三大支出。如果在机关或国企,一般不用自行承担管理费用。同时,部分企业也会为职员报销管理费,但有的企业为留住人才,常开出任职3年后才能报销的规定。如果不属于这些范围,就要自行缴纳管理费了。从2016年元旦起,全国都将取消档案管理费,财政拨款解决档案管理问题。
查询人事档案在哪里:
(一)根据母校找
1、先从母校找起。各个大学基本都是学生毕业后档案也转移,这个是考验就业率等因素的,档案基本不会留在高校内。但是,为了慎重起见,还是要查查。直接到母校档案馆查,或是网上查找母校档案馆的****,电话或是email联系相关负责人查询。通过大学档案馆查询,就算档案没有留在母校,也可以查到当初毕业是的档案去向
2、弄清楚了毕业后的几大档案流向后,就根据自己当初的毕业后去向进一步查找。深造的最终还是要离校的,正常毕业离校档案最终是要离校流向工作单位相关的档案管理单位;非正常离校,则档案可能就留校了,这种情况只能在深造学校查找啦。那些暂留母校人才交流中心的档案,则可能由于忘记了等原因,留在了母校人才中心,去查过就知道了,该人才中心一般就在校内,不知道在哪里的话可以问问档案馆的人,网上一般也可以查到其电话等****。
(二)根据单位找
1、如果毕业时的签约单位有档案接收权,则毕业后档案流向的第一站就是该单位,直接去该单位档案管理部门查找。如果在第一个工作单位查询到档案已经转出,而工作变动后的单位也有档案接收权,则继续到有档案接收权的单位查询。一般只有国有单位和事业单位才有人事档案接收权,私营企业和合资企业是没有人事档案接收权的
2、工作过的单位没有人事档案接收权的,则就要到工作过的单位的所在地的市县级人才市场去查找。从毕业离校的第一个工作单位开始排查。各地关于人才市场的叫法,主管单位等都不太一样,反正人才交流中心、人才市场、人力中心等都是,很多地方都是由人事管理部门开办和主管的,如果不知道人才市场在哪里和档案管理的问题,可以到当地人力和社会保障局问问
(三)根据原籍找
毕业后档案转回原籍的,就直接到原籍人力和社会保障局去查。各地情况也不太一样,有的地方人力和社会保障局设有档案管理中心,直接管理各类档案;有的市县则设置下属人力中心(人才市场),所有接收回来的档案都归到人才市场管理。因而,可以先到人社局查询,再根据情况去原籍地人才市场查
高校学生档案则是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。事业单位,人事档案相当重要。提供保管档案的服务的机构各地人才市场、各区、县人才市场及街道办等。按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规,毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息,个人不得截留和销毁。[1]档案丢失需进行补档,也就是说,持有者需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位,补齐相关证明材料,因为档案未归档会影响到入党、升学等,影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理,也会影响到自己出国留学。如果有考公务员的意向,档案必须保管好。
怎么查人事档案在哪里
1:毕业之前学校给你签订了一份材料,上面注明你档案打回的地址,那么你学校会将你的档案按你的意愿打回。
2:你未毕业之前学校发给你就业协议,你签订了单位,那么你学校会在你毕业的时候将你的档案打回你所签订单位所在的人才市场的户头里保存。
3:你一直未签订就业协议,或者签订了一直未将该交给学校,那么学校会有两个可能:
(1)学校免费帮你保管2年,2年期满直接将你的档案打回你户籍所在地的市人才市场。
(2)学校直接就打回你户籍所在地的市人才市场,人才市场也是会帮你免费保管2年,2年期满后档案还会放在那里,但是按月收取你的保管档案费用,等到你需要使用档案的时候自然会叫你将之前的档案保管费补交过以后才可以拿。
4:总结来说你找档案有几条基本的路线:
(1)打电话回学校,学校一般都会有毕业生的资料(2年之内,一般学校都只保存2年,时间长了就不好问了)让其帮你查询当初他把你的档案打到了哪里。
(2)打你户籍所在地的市人才市场的电话,或者登陆市人才市场的网站,可以查询到你的档案是否在当地保存。只要你有号和真实姓名。
(3)回忆你是否签过什么单子你自己选择了你档案打回的地点,档案这个东西个人和公司是没有权限保存的,所以一般来说只有你所在的市人才市场和区人才市场两个地方。
法律依据:
中央组织部、人力社会保障部等五部门关于印发《流动人员人事档案管理服务规定》的通知:第六条 流动人员人事档案管理服务机构(以下简称档案管理服务机构)包括县级以上(含县级)人民设立的公共就业和人才服务机构,以及经省级人力社会保障行政部门授权的单位。其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作。严禁个人保管本人或他事档案。
第七条 档案管理服务机构应当提供以下服务:
(一)档案的接收、转递;
(二)档案材料的收集、鉴别和归档;
(三)档案的整理和保管;
(四)为符合相关规定的单位提供档案查(借)阅服务;
(五)依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料;
(六)为相关单位提供入党、参军、录(聘)用、出国(境)等政审考察服务;
(七)党员组织关系的接转等。
跨地区就业创业流动人员的人事档案,可由其户籍所在地或现工作单位所在地的档案管理服务机构管理。
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